Управление задачами и ведение списков дел в MyLifeOrganized. Часть 3. Основной процесс

Продолжаем цикл статей про использование MyLifeOrganized.

В третьей части рассказа о работе с MLO( здесь— первая часть, тут—  вторая) я опишу сложившийся у меня порядок работы с программой.

 

Рабочий процесс состоит из нескольких стадий:

  1. Сбор задач
  2. Разбор и планирование
  3. Выполнение
  4. Анализ статистики выполнения

Рассмотрим подробнее каждую из данных стадий:

1. Сбор задач

Задачи рождаются из отдельных пришедших в голову мыслей (хорошо бы сделать то-то), достигнутых с кем-то договоренностей, планов проектов и т.п.

Правило для мыслей и идей простое – то, что не записано, то потеряно. Не зафиксированная идея:

  • постоянно требует внимания к себе, отвлекает мозг и не дает сосредоточиться на текущей задаче – ведь надо же не забыть сделать что-то очень важное
  • несмотря на все усилия такие идеи часто забываются

По методике GTD – Getting things done – все такие мысли должны попадать во входящий лоток для последующего разбора. Для задач таким входящим лотком служит Inbox в MyLifeOrganized.

Если я за компьютером, задачи вводятся напрямую в MLO, если в дороге – то в MLO для iPhone (есть также версия для Android). Синхронизация между десктопной и мобильной версиями производится через MLO Cloud – облачный сервис от разработчиков MLO.

Здесь надо сделать небольшое отступление и сказать, что единой папкой «Входящие» у меня обойтись не получается. Часто мысли приходят за рулем, при ходьбе, когда неудобно остановиться и записать их, либо при серфинге в интернет.  В этих случаях выручает Evernote —  удобнейший сервис для хранения заметок.   Я обязательно в будущем опишу свои способы использования Evernote, а на текущий момент достаточно сказать, что любая информация попадает либо в Inbox MLO, либо в Inbox Evernote в виде текста, аудиозаметки, вырезки интернет-страницы и т.п.

 

2. Разбор и планирование

Итак, после шага 1 у нас есть что-то в ветке Inbox в MLO,  а также что-то сохраненное в блокноте Inbox в Evernote. Рассмотрим на примере:

"Входящие" в MLOВ папке “Входящие” в MLO попали две задачи:

  • Купить билеты в театр
  • Подготовить план работ по проекту

 

Заметка в блокноте "Входящие" в Evernote

 

В Evernote в папке «Входящие» была сохранена заметка  с видео о том, как быстро научиться жонглировать тремя мячами:

 

 

 

Разбор «Входящих» заключается в следующем:

  • Для каждой задачи определяется соответствующая ветка (подробнее — в первой статье), контекст (подробнее — во второй статье) и крайний срок
  • Для информации из Evernote принимается решение «Задача это или нет?». Если задача – вводится новая запись в MLO в соответствующей ветке.  Если нет – заметка либо удаляется из Evernote после прочтения, либо переносится в один из специальных блокнотов.
  • После завершения разбора «Входящих» в ветке Inbox в MLO и в Inbox в Evernote должно быть пусто

В данном примере мне захотелось научиться жонглировать тремя мячами :), поэтому в MLO появилась отдельная задача в ветке «Хобби, новые впечатления» с контекстом «>>MAYBE» без определенной даты. Покупка билетов в театр была поручена жене, а план работ по проекту придется сделать самому. Итоговый результат разбора и планирования по данным трем задачам:

Результат разбора и планирования задач в MLO

Заметьте, кстати, как MLO удобно показывает даты: «пятница», «+6 дней», … Если срок больше, чем через неделю после текущей даты, то дата показывается полностью, например «26.01.2013».

3. Выполнение

С выполнением все достаточно просто. Выполненные задачи отмечаются галочкой и на вкладке To-do текущая задача исчезает (или остается зачеркнутой на какое-то время, это определяется настройками). Если для выполненной задачи есть задача верхнего уровня, то в представлении «To-do» появляется она.

 4. Анализ выполнения

Иногда бывает очень полезно оценить, что было сделано за сегодня, за текущую неделю. Я стараюсь регулярно подводить итоги дня и недели и такая обратная связь самому себе очень помогает мне оставаться сфокусированным на собственных целях.

По итогам дня и недели я пишу краткие заметки в Evernote (это также тема отдельной статьи), а отчеты в MLO дают мне необходимую информацию.

Преднастроенные представления в MLO позволяют выдавать информацию по выполненным задачам в разрезе дат, в иерархии, по проектам и т.п.

Обзор завершенных задач в MLO. Задачи по дате завершения

Обзор завершенных задач в MLO. Задачи по дате завершения

Обзор завершенных задач в MLO. Иерархия задач

Обзор завершенных задач в MLO. Иерархия задач

В рамках текущей статьи «Разбор и планирование» и «Анализ выполнения» были затронуты очень поверхностно. За рамками остались такие темы как ежедневное, еженедельное и долгосрочное планирование, их взаимосвязь, порядок ежедневного и еженедельного обзоров и т.д.

Следите за обновлениями.