Архив метки: Soft

XMind – удобный инструмент для работы с ментальными картами

Xmind_logoНедавно я поменял работу, устроился в новую, большую компанию и столкнулся с жесткими ограничениями по использованию ПО. Из-за корпоративных политик безопасности попали под запрет любые приложения, требующие установки и не включенные в перечень одобренного софта. Также ограничения коснулись интернет-ресурсов: в запрещенный перечень попали облачные хранилища файлов, любые средства обмена информацией, включая любимый Evernote.

Я стал искать возможности вернуть себе привычное рабочее окружение, в частности инструмент для работы с ментальными картами (mind maps). Уже очень давно без Mind Manager я не представлял себе работу по подготовке документов, презентаций, поиску решений в сложных ситуациях, а также по обработке и анализу неструктурированной информации. Почти все обзоры книг в этом блоге также создавались с использованием ментальных карт.

Конечно можно было вернуться к ручке и бумаге, но я решил поискать программу:

  • Максимально похожую на Mind Manager по функциональности,
  • Не требующую установки на компьютер, но при этом,
  • Не требующую подключения к интернет для работы

И я нашел такой инструмент. Это Xmind.

Читать далее

Как стать более продуктивным? Pomodoro!

Pomodoro techniqueПару недель назад решил попробовать технику Pomodoro для повышения продуктивности и сегодня готов поделиться результатами.

Pomodoro решает одну из основных проблем с производительностью – отсутствие фокусировки на одной задаче.

Представьте себе ситуацию, что вы увлеченно работаете над документом, мысль идет, дело продвигается отлично, но тут к вам подходит коллега и обращается с вопросом. Вы отвлекаетесь от документа, вникаете в суть вопроса, отвечаете и хотите вернуться в то же состояние погружения в работу, в котором были до вопроса. Получится у вас это сделать сразу? Нет! Пройдет как минимум 10-15 минут, прежде чем вам удастся восстановить состояние полной погруженности и концентрации на задаче и продолжить работу.

Что бы ни говорили про необходимость быть многозадачным, для себя я сделал вывод: если хочешь добиться результата, то в каждый момент времени нужно заниматься только одной задачей. Другое дело, что таких задач в течение, например, одного дня может быть несколько.

Про вред отвлечений написано во многих книжках по тайм-менеджменту и там же в книжках приводятся различные рекомендации, как их избегать, начиная от регламента работы с электронной почтой до отключения телефона и активного использования голосовой почты. Но сегодня мы поговорим об очень простой, но при этом очень эффективной технике повышения продуктивности и борьбы с отвлечениями  – Pomodoro.

Читать далее

Управление задачами и ведение списков дел в MyLifeOrganized. Часть 3. Основной процесс

Продолжаем цикл статей про использование MyLifeOrganized.

В третьей части рассказа о работе с MLO( здесь— первая часть, тут—  вторая) я опишу сложившийся у меня порядок работы с программой.

 

Рабочий процесс состоит из нескольких стадий:

  1. Сбор задач
  2. Разбор и планирование
  3. Выполнение
  4. Анализ статистики выполнения

Рассмотрим подробнее каждую из данных стадий:

Читать далее

Управление задачами и ведение списков дел в MyLifeOrganized. Часть 2. Контексты

Прежде всего разберемся с понятием контекст.

Что такое контекст:

Контекст по Дэвиду Аллену (автору системы GTD – Getting things done) —  это привязка задач к определенному месту (работа, дом, магазин), инструментам (телефон, компьютер), людям. Или, если более общо – некий классификатор всех задач по внешним обстоятельствам, благоприятным для совершения того или иного дела.

Mylifeorganized (MLO), которую я использую для управления задачами, полностью поддерживает работу с контекстами. Моя система контекстов также развивалась с течением времени. Я пробовал использовать контексты и по месту, и по инструментам,  и по людям, но в итоге остановился на следующем перечне.

Читать далее

Управление задачами и ведение списков дел в MyLifeOrganized

Около трех лет в качестве единого коллектора задач, системы управления задачами и ведения списков дел я использую MyLifeOrganized или MLO.

Основная фишка MLO – возможность построения многоуровневой иерархии задач и это помогает мне вести в системе как цели верхнего уровня, так и декомпозировать их до уровня проектов и текущих задач.

В MLO две основные закладки – «Схема» и «To-Do». На закладке «Схема» ведется основная иерархия целей, проектов и задач, а на вкладку «To-Do» попадают только задачи нижнего уровня, т.е. те задачи, которые нужно делать сейчас.

Читать далее