Как создавать деловые документы и структурировать собственные идеи. Принцип пирамиды Минто.

barbara_minto_zolotye_pravilaВ жизни все мы сталкиваемся с необходимостью донесения собственных мыслей и идей, результатов рассуждений до других людей. Мы общаемся устно, по телефону, пишем короткие записки и деловые документы и при этом хотим излагать свои идеи так, чтобы собеседник нас понял сразу и однозначно.

В деловой среде более всего используется письменная коммуникация: мы готовим письма и аналитические записки, презентации и отчеты и не всегда имеем возможность присутствовать при прочтении документов собеседником и дать необходимые пояснения.

Как же готовить документы, чтобы они были ясны и понятны читателю?

У Барбары Минто, автора книги «The pyramid principle. Logic in writing and thinking», есть ответ на этот вопрос!

Я прочитал ее книгу, которая в России вышла под названием «Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма» и сегодня предлагаю вам конспект данной книги.

 

Принцип пирамиды Минто

Barbara_Minto_Pyramid_principleБарбара говорит, что если читателя не контролировать и не предлагать ему заранее продуманную структуру изложения своих мыслей, он будет вынужден придумать ее сам. И именно в этой воображаемой структуре ваш читатель будет располагать и выстраивать поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Что у него получится – совершенно непонятно, и велика вероятность, что и вы, и ваш собеседник напрасно потратите время.

Для упорядочения своих идей Барбара Минто предлагает использовать пирамиду. На верхнем уровне пирамиды располагается ваша ключевая мысль, заключение, а на следующих уровнях пирамиды главная мысль находит свое обоснование.

Minto_the_pyramide

  1. Строительство пирамиды необходимо начинать с введения

Структура введения состоит из следующих разделов:

  • Ситуация. Это суждение о предмете, которое самодостаточно и бесспорно
  • Затруднение / Проблема
  • Вопрос, который возникает у читателя после осознания проблемы
  • Ответ на вопрос = ключевая идея документа

Да, именно так. Барбара рекомендует начинать документ с ключевой идеи, а не держать читателя в неведении до самого окончания цепочки рассуждений, до конца документа.

Существует два основных подхода к строительству пирамиды: сверху-вниз и снизу вверх.  В подходе “сверху-вниз”:

1. Заполните верхний блок пирамиды, ответив на вопросы:

  • Что именно вы обсуждаете?
  • На какой вопрос о теме (объекте), стоящий перед читателем, вы отвечаете?
  • Каков ваш ответ?

2. Сформулируйте и уточните вопрос для вступления

  • Какова ситуация?
  • Что за трудности?
  • Сформулированы ли вопрос и ответ на него? 

3. Определите линию ключевых утверждений

  • Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?
  • Индуктивно или дедуктивно будем отвечать на него?
  • Если индуктивно — каково объединяющее существительное во множественном числе?

4. Структурируйте поддерживающие соображения

Недавно по этому принципу структурировал ключевые идеи одной презентации. Вот что получилось:

Барбара Минто. Принцип пирамиды в действии

При строительстве “Снизу-вверх”:

  1. Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.
  2. Продумайте, как они связаны друг с другом.
  3. Выведите заключения из идей и связей.

Строительство «снизу-вверх» можно начинать тогда, когда будет все аргументы и идеи известны и нужно на основании них выстроить логику изложения — пирамиду Минто.

Рекомендации строителям пирамиды:

  • Когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старай-тесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления
  • Старайтесь начинать строительство пирамиды сверху
  • Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания введения
  • Не забывайте обосновать вступление
  • Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во введение
  • Информация во введении должна быть только такой, которую читатель считает истинной
  • Обязательно обосновывать каждое положение ключевой линии. Утверждения надо обосновывать до тех пор, пока не перестанут возникать новые вопросы
  • Выстраивайте мостики между структурными единицами текста. Для этого можно ссылаться на сказанное ранее, НО: не повторяйте, что вы ДЕЛАЛИ в главе, говорите главную мысль главы/раздела.

Отдельный раздел книги посвящен различиям в индуктивном и дедуктивном способах выстраивания логических взаимосвязей, а также рекомендациям по тому, когда целесообразно применять каждый из данных способов. Все рекомендации описывать здесь не буду, а суть способов легко понять из картинки:

barbara_minto_induction_deduction

 

Структурируйте свой документ:

  • Отражайте структуру документа в тексте, с использованием:
    • Заголовков. Заголовки должны отражать последовательность рассуждений и включать основные идеи. Не используйте простые номера или обезличенные заголовки (типа Раздел 1)
    • Жирного шрифта и подчеркивания для ключевых идей
    • Иерархической нумерации  (в дополнение к названиям разделов).
  • Отслеживайте структуру идей в группах, используя:
    • временную последовательность
    • структурный порядок. При создании структуры проверяйте на принцип MECE (mutually exclusive collectively exhaustive) или ВИСИ (взаимно исключающие, совместно исчерпывающие)
    • barbara_minto_ранжирующий_порядокРанжирующий порядок. Пример: говорим, что у компании 3 проблемы в такой-то области. При этом мы должны проверить, что мы полностью описали признак, по которому выделили именно эти 3 проблемы

 

Мне показались идеи книги очень здравыми. По роду деятельности мне часто нужно готовить презентации и другие бизнес-документы и на прошлой неделе я опробовал принцип пирамиды Минто при подготовке презентации – и остался очень доволен результатом.

Рекомендую к прочтению.

Сделал по книге конспект в формате ментальных карт — mind maps:

Конспект книги Барбары Минто "Принцип пирамиды"

Конспект книги Барбары Минто «Принцип пирамиды»