В жизни все мы сталкиваемся с необходимостью донесения собственных мыслей и идей, результатов рассуждений до других людей. Мы общаемся устно, по телефону, пишем короткие записки и деловые документы и при этом хотим излагать свои идеи так, чтобы собеседник нас понял сразу и однозначно.
В деловой среде более всего используется письменная коммуникация: мы готовим письма и аналитические записки, презентации и отчеты и не всегда имеем возможность присутствовать при прочтении документов собеседником и дать необходимые пояснения.
Как же готовить документы, чтобы они были ясны и понятны читателю?
У Барбары Минто, автора книги «The pyramid principle. Logic in writing and thinking», есть ответ на этот вопрос!
Я прочитал ее книгу, которая в России вышла под названием «Золотые правила Гарварда и McKinsey. Правила магической пирамиды для делового письма» и сегодня предлагаю вам конспект данной книги.
Принцип пирамиды Минто
Барбара говорит, что если читателя не контролировать и не предлагать ему заранее продуманную структуру изложения своих мыслей, он будет вынужден придумать ее сам. И именно в этой воображаемой структуре ваш читатель будет располагать и выстраивать поступающие к нему идеи, объединять их в группы. Что у него получится – совершенно непонятно, и велика вероятность, что и вы, и ваш собеседник напрасно потратите время.
Для упорядочения своих идей Барбара Минто предлагает использовать пирамиду. На верхнем уровне пирамиды располагается ваша ключевая мысль, заключение, а на следующих уровнях пирамиды главная мысль находит свое обоснование.
- Строительство пирамиды необходимо начинать с введения
Структура введения состоит из следующих разделов:
- Ситуация. Это суждение о предмете, которое самодостаточно и бесспорно
- Затруднение / Проблема
- Вопрос, который возникает у читателя после осознания проблемы
- Ответ на вопрос = ключевая идея документа
Да, именно так. Барбара рекомендует начинать документ с ключевой идеи, а не держать читателя в неведении до самого окончания цепочки рассуждений, до конца документа.
Существует два основных подхода к строительству пирамиды: сверху-вниз и снизу вверх. В подходе “сверху-вниз”:
1. Заполните верхний блок пирамиды, ответив на вопросы:
- Что именно вы обсуждаете?
- На какой вопрос о теме (объекте), стоящий перед читателем, вы отвечаете?
- Каков ваш ответ?
2. Сформулируйте и уточните вопрос для вступления
- Какова ситуация?
- Что за трудности?
- Сформулированы ли вопрос и ответ на него?
3. Определите линию ключевых утверждений
- Какой новый вопрос порождается вышестоящим ответом?
- Индуктивно или дедуктивно будем отвечать на него?
- Если индуктивно — каково объединяющее существительное во множественном числе?
4. Структурируйте поддерживающие соображения
Недавно по этому принципу структурировал ключевые идеи одной презентации. Вот что получилось:
При строительстве “Снизу-вверх”:
- Выпишите все идеи, которые вы хотели бы высказать.
- Продумайте, как они связаны друг с другом.
- Выведите заключения из идей и связей.
Строительство «снизу-вверх» можно начинать тогда, когда будет все аргументы и идеи известны и нужно на основании них выстроить логику изложения — пирамиду Минто.
Рекомендации строителям пирамиды:
- Когда вы подбираете слова для заголовков и оглавлений, старай-тесь отразить существенные идеи, а не общие категории или этапы осмысления
- Старайтесь начинать строительство пирамиды сверху
- Используйте описание ситуации как начало процесса обдумывания введения
- Не забывайте обосновать вступление
- Всегда включайте информацию о возникновении ситуации во введение
- Информация во введении должна быть только такой, которую читатель считает истинной
- Обязательно обосновывать каждое положение ключевой линии. Утверждения надо обосновывать до тех пор, пока не перестанут возникать новые вопросы
- Выстраивайте мостики между структурными единицами текста. Для этого можно ссылаться на сказанное ранее, НО: не повторяйте, что вы ДЕЛАЛИ в главе, говорите главную мысль главы/раздела.
Отдельный раздел книги посвящен различиям в индуктивном и дедуктивном способах выстраивания логических взаимосвязей, а также рекомендациям по тому, когда целесообразно применять каждый из данных способов. Все рекомендации описывать здесь не буду, а суть способов легко понять из картинки:
Структурируйте свой документ:
- Отражайте структуру документа в тексте, с использованием:
- Заголовков. Заголовки должны отражать последовательность рассуждений и включать основные идеи. Не используйте простые номера или обезличенные заголовки (типа Раздел 1)
- Жирного шрифта и подчеркивания для ключевых идей
- Иерархической нумерации (в дополнение к названиям разделов).
- Отслеживайте структуру идей в группах, используя:
- временную последовательность
- структурный порядок. При создании структуры проверяйте на принцип MECE (mutually exclusive collectively exhaustive) или ВИСИ (взаимно исключающие, совместно исчерпывающие)
Ранжирующий порядок. Пример: говорим, что у компании 3 проблемы в такой-то области. При этом мы должны проверить, что мы полностью описали признак, по которому выделили именно эти 3 проблемы
Мне показались идеи книги очень здравыми. По роду деятельности мне часто нужно готовить презентации и другие бизнес-документы и на прошлой неделе я опробовал принцип пирамиды Минто при подготовке презентации – и остался очень доволен результатом.
Рекомендую к прочтению.
Сделал по книге конспект в формате ментальных карт — mind maps:
Конспект книги Барбары Минто «Принцип пирамиды»