Быстрые результаты (Agile Results)

Быстрые результаты Жить интересноВ 4 номере журнала Армена Петросяна «Жить интересно» была опубликована статья Елены Коваленко «Свобода заниматься тем, что интересно» о GTD.

Я читал статью – и узнавал себя, путь «как люди приходят к GTD» описан очень точно. Первоисточник от Дэвида Аллена и адаптация методики от Васи Кислого для КПК, восторг от единой и стройной системы сбора и обработки входящей информации, управления делами и задачами – все совпало.

Но в отличие от Елены, при моем применении GTD я стал замечать, что «за деревьями не вижу леса»: каждый день передо мной возникал большой перечень задач для выполнения, им не было конца и края. Причем я вроде бы выполнял их достаточно много (благодаря GTD),   но вот удовлетворение от выполнения и ощущение движения вперед возникало далеко не всегда.

Я понял, что мне не хватает связи того, что я делаю, с моими долгосрочными планами и желаниями, а также простого инструмента, который помог бы выбрать задачи для выполнения. И вот тут мне на помощь пришла другая методика, об опыте применения которой я хочу рассказать сегодня – Agile Results.

Методика была разработана одним из старших менеджеров Microsoft, J.D. Meier, и описана в книгах: Getting results the Agile way и 30 days of getting results.

Основа Agile Results:

Основу системы составляют следующие простые правила:

1. Три главных дела:

  • Подумайте о том, какие три основных дела вы хотели бы сделать, чтобы почувствовать, что этот день, эта неделя, месяц или год были прожиты не зря. Запишите ответ.
  • Ограничьтесь только тремя главными делами и вы сфокусируетесь на том, что действительно важно, и не будете гнаться за количеством задач.
  • Начинайте каждый день, неделю, месяц, год «с чистого листа». Не переносите несделанные дела на завтра, а просто спросите себя: что я хочу, чтобы было сделано сегодня к вечеру.

2. В течение недели выполняйте следующий рабочий процесс:

  • Планируйте результаты недели (Monday vision). Вечером в воскресенье или утром в понедельник запланируйте три основных дела, которые вам нужно сделать на этой неделе.
  • Планируйте результаты дня (Daily Outcomes). Потратьте утром несколько минут и сформулируйте три главных результата, которые вы хотите получить сегодня и не забывайте про ваш недельный план. В течение дня просто делайте то, что нужно, для получения того, что вы хотите.
  • Подводите итоги (Friday Reflection).  В конце недели оцените, что удалось достичь, а что не получилось и по какой причине. При подведении итогов оценивайте не конкретные результаты, а подходы. Вы не всегда можете влиять на результат, но всегда управляете своими действиями, отношением к ситуации и ответной реакцией. Будьте готовы изменить подход, если что-то не сработает

От недельного плана к ежедневному по Agile Results

3. Имейте перед собой карту Областей внимания (Hot spots).

Области внимания – это самые важные области в вашей жизни, это карта того, что занимает ваше сердце и ваш разум. У каждого может получиться своя карта областей внимания, но если на самом верхнем уровне выделить три сферы, Жизнь, Работу и Дом, то весьма вероятно, что разделы этой карты можно представить следующим образом:

Жизнь Работа Дом
  • Разум
  • Тело
  • Эмоции
  • Карьера
  • Финансы
  • Отношения
  • Развлечения
  •  Текущая деятельность
  • Активные проекты
  • Отложенное (backlog)
  • Текущая деятельность
  • Активные проекты
  • Отложенное (backlog)

 

У меня группировка получилась немного другой, но общие принципы выделения трех сфер внимания – Жизнь, Работа и Дом – сохранились. Заполните вашу карту и она поможет вам ясно увидеть, что для вас действительно важно, а также сохранить баланс между отдельными областями. Сохранить баланс помогут временные лимиты: установите максимум или минимум времени в неделю, которое вы хотите потратить на данную область.

Как я внедрял Agile Results:

Чем мне сразу понравилась Agile Results, так это простотой фокусировки на главных делах и концентрацией на действиях, а не на планировании. Вместо того, чтобы оперировать большими списками дел для выполнения, тщательно планировать, а потом приоритизировать задачи, надо просто каждый день начинать «с чистого листа», вспоминая лишь про главные дела недели. А области внимания помогут связать текущие дела с долгосрочными планами и желаниями.

Здорово, правда? Надо быстрее внедрять!

Но жизнь внесла свои коррективы и получилось все не сразу.

Первую ошибку я сделал, когда вместо того, чтобы следовать пошаговой методике внедрения, описанной автором в книге 30 days of getting results, я начал использовать только дневные планы, выделяя три главных результата дня. Это помогло в выборе приоритетов на день, но при этом разорвался основной рабочий процесс системы («Результаты недели» — «Результаты дня» — «Подведение итогов»).

Вторая попытка стала более успешной и осенью прошлого года у меня заработал основной процесс «Быстрых результатов», когда я в полной мере оценил пользу от фокуса на главных делах недели и простоту обзора результатов. Но при этом все равно в реальной жизни помимо трех главных дел существовали и дополнительные (не говоря уже о неделе, а тем более о месяце или годе), и все эти дела надо или не забыть сделать или проконтролировать исполнение.

Получалось, что «чистой» Agile Results обойтись не получится и мне нужен комбинированный вариант, совмещающий связь с долгосрочными целями, гибкость при планировании и выборе приоритетов задач в Agile Results с ведением полного перечня всех дел и справочной информации по GTD.

Так родилась моя текущая система управления делами и результатами. Названия у нее нет, основана она на GTD и Agile Results, с элементами, взятыми у Армена Петросяна, Дмитрия Литвака и конечно Васи Кислого :).

Система управления делами и результатами:

Система построена на ведении нескольких планов, долгосрочных, среднесрочных и краткосрочных, и чем меньше срок планирования, тем более точно и конкретно формулируются цели.

Ключевые элементы системы:

  • Карта НОЖ или намеренного образа жизни – это взгляд на жизнь с самой высокой колокольни (аналог в GTD – взгляд с высоты 50000 футов). Представляет собой ментальную карту с мыслями о том, как я хотел бы жить через 5-10 лет, как работать (не где и кем конкретно, а как: что чувствовать, чем заниматься), общаться, отдыхать, видеть, слышать и ощущать. НОЖ (аббревиатуру и само понятие) взял у Дмитрия Литвака, когда работал с ним в проекте 3х12.
  • Цели на год — это желаемые результаты, которые я хочу получить в течение этого года. Работаю над формулировкой целей на год я в формате ментальных карт в структуре областей внимания по Agile Results и естественно согласую эти цели с НОЖ.
  • Стодневка – основные цели на предстоящие 100 дней. Концепция стодневок взята у Армена Петросяна, также как и идея проведения трех стодневок в год. Для ведения целей на стодневку используется отдельная ветка в ментальной карте с целями на год, это позволяет видеть связь целей стодневки и года.
  • Неделя. По Agile Results составляется план на неделю в понедельник утром или в воскресенье вечером, с выделением 3 главных результатов на неделю.  При составлении плана я открываю карту с целями текущей стодневки, а также перечень всех задач по GTD.
  • День. Ежедневно составляется план основных результатов дня по Agile Results. При этом я открываю заметку с недельным планом, а также просматриваю перечень всех задач по GTD.

В системе используются следующие инструменты:

  • Ментальные карты или mind map – для ведения долгосрочных планов и карт целей. Но помимо этого ментальные карты я использую очень широко: при обдумывании чего-то, для подготовки к встречам, конспектировании, структурировании информации.

Mind map Цели 2013

  • MyLifeOrganized – система ведения всех задач по GTD, с Inbox и контекстами. Позволяет вести неограниченное количество подзадач для одной задачи, работать с проектами и очень гибко настраивается. Я использую MLO с 2008 года и очень доволен, а от Васи Кислого в MLO прижилась система контекстов.
  • Evernote – удобнейший сервис для хранения заметок, позволяет структурировать их в отдельные блокноты и помечать тэгами. Используется у меня как место хранения заметок и справочной информации по GTD, а также для ведения планов по Agile Results: в отдельном блокноте в Evernote ведутся планы на неделю и подводятся ее итоги, а еще в одном – дневные планы.

В результате Agile Results дала мне недостающие элементы в системе управления собой и задачами:

  • Простое недельное  и дневное планирование – фокус на трех главных результатах недели и дня
  • Связь с долгосрочными целями и желаниями
  • Стройную систему областей внимания, которую я использую как в долгосрочных планах, так и в структурировании задач в MLO
  • Простой еженедельный обзор с фокусировкой на процессах

Попробуйте, может быть Agile Results и для вас станет недостающим кирпичиком в вашей системе управления делами!

Оригинал данной статьи был опубликован в июньском номере журнала «Жить интересно» Армена Петросяна.