Внедряем Agile Results. День 13 из 30 – Как выбрать то, чем заняться

2013-10-11_Do_delay_delegateДелайте то, что можете, используя то, что у вас есть, там, где вы находитесь» — Теодор Рузвельт

Давненько я не брал в руки шашек… в смысле, давненько мы не касались Agile Results! А между тем мы еще не дошли до половины из 30 дней внедрения методики, описанных автором в книге 30 days of getting results.

И теперь, после трехмесячного перерыва, давайте вернемся к 13 дню внедрения, чтобы узнать ответ на вопрос, как автор нам рекомендует выбирать чем заняться.

Как выбрать задачу для выполнения?

Суть подхода можно изложить очень коротко – сортируйте свои дела, классифицируя их, отсеивая ненужные и выбирая приоритетные. Для этого:

  • Составьте список, чем вам необходимо или чем бы вы хотели заняться
  • Отсортируйте все задачи, выбирая для каждого из них одно из действий:
    • Сделать самому сейчас
    • Отложить, поставить в очередь
    • Запланировать дату и время выполнения
    • Делегировать
  • Повторите процесс

Выберите для каждой задачи одно из четырех действий:

  • Сделайте это сейчас, если:
    • Это дело – лучшее из всех, что вы можете сделать следующим
    • Сейчас – наиболее подходящее время для этого
    • Отложить эту задачу на потом и выполнить позже будет дороже и займет больше времени и сил
  • Отложите это, поместите в очередь, если сейчас не самое подходящее время
  • Запланируйте конкретную дату и время выполнения, если вам необходим блок времени для выполнения этой задачи. Помещайте задачи в календарь только если вам действительно нужен период времени, в течение которого вы не сможете заниматься ничем другим. Запомните, то, что запланировано, будет выполнено, а что нет – то нет. Если это действительно важно, выделите время на это. Однако если эта задача одна из серии «выполнить попозже» или не факт, что ее будет необходимо выполнить – не беритесь за нее, пусть «все идет своим чередом» (ссылка)
  • Делегируйте выполнение, если эта задача может быть выполнена кем-то еще, если перепоручение имеет смысл и если у вас есть эта возможность. Когда вы делегируете задачу кому-то, постарайтесь, чтобы эта задача вдохновляла его или была связана с его потребностями в изучении нового, в приобретении новых навыков/умений.

Вопросы, которые могут помочь выбрать необходимое действие:

  • Что вы хотите сделать (не «поделать», а именно «сделать»)?
  • Это имеет значение?
  • Насколько это важно?
  • На что это влияет?
  • Что лучше всего мне сделать следующим?

А в завершение после долгого перерыва давайте вспомним все, что мы уже знаем про Agile Results:

Теперь к данным инструментам и техникам добавляется сортировка – простой способ оперирования новыми поступающими задачами. Когда перед вами возникнет новая задача, Сделайте ее, Отложите, Запланируйте или Делегируйте.

Личный опыт:

Ничего нового для себя в тринадцатом дне Agile Results я не встретил. Процесс правильный, во многом он пересекается с GTD Дэвида Аллена, во многом — с Автофокусом Марка Форстера (вспомнил про него, когда читал про «отложенные» задачи, для которых еще не пришло время).

Полностью согласен, что для главных дел нужно выделять специальное время и планировать их. То, что не запланировано, то не сделано.

У меня правда сложился несколько иной порядок вопросов, из-за специфики работы я рассматриваю возможности делегирования задачи сразу после того, как определяю, нужно ли ей заниматься. Примерно это выглядит так:

  • Нужно ли это делать?
  • Если да, то можно ли это делегировать? Если можно делегировать, то кому, к какому сроку, как и т.п. Подробнее на делегировании останавливаться не буду, это заслуживает отдельной статьи, а может и не одной.
  • Если нет и задачу могу сделать только я, то подходящее ли сейчас время для задачи? Лучший ли сейчас момент для ее выполнения?
  • Если нет, то нужно ли выделить для нее специальный блок времени или достаточно записать задачу в список дел.

Как-то так.